Actega GmbH
Erfolgreiche EHS-Datenmigration nach S/4HANA: Aus Drei wird Eins
Wie bringt man Daten aus drei völlig unterschiedlichen Systemen (SAP ECC 6.0, non-SAP) in eine einzige, zukunftsfähige Plattform? Vor genau dieser Aufgabe stand ACTEGA, eine Division des international tätigen Spezialchemiekonzerns ALTANA. Die Migration der EHS-Daten in eine singuläre Green-Field-Lösung stellte aufgrund der großen Produktvielfalt, regulatorisch überaus anspruchsvoller Anwendungen sowie heterogener Prozesse eine gleichermaßen fachliche wie technische Herausforderung dar.
Über ACTEGA
ACTEGA entwickelt und produziert Speziallacke, Druckfarben, Klebstoffe und Dichtungsmassen mit Fokus auf die Verpackungs-, Druck- und Gesundheitsindustrie. Produktionsstätten in Europa, Nord- und Südamerika sowie in China ermöglichen es ACTEGA, flexibel auf Kundenanforderungen zu reagieren und technisch fortschrittliche Produktlösungen anzubieten. Die Einhaltung von hohen Sicherheitsstandards, insbesondere für die Lebensmittel-, Pharma- und Spielzeugindustrie, bestimmen das Handeln. ACTEGA gliedert sich aktuell in acht Einzelunternehmen weltweit und beschäftigt rund 1.300 Mitarbeitende.
Das Ziel: Verlässliche und stets aktuelle Produktdaten mit S/4HANA
ACTEGA ist verpflichtet, rechtlich verbindliche Daten zur digitalen Erstellung von Sicherheitsdatenblättern (SDB) und Etiketten tausender Produkte bereitzustellen - als zwingende Voraussetzung für die regulatorische Konformität seiner Kunden. Besonders die hohe Dynamik legislativer Veränderungen erfordert die permanente inhaltliche Aktualisierung dieses Datenbestandes. Gleichzeitig muss die Verfügbarkeit der Informationen grundsätzlich sofort gegeben sein und das zu jeder Zeit.
Die gewachsene IT-Struktur der acht ACTEGA-Einzelunternehmen, mit ihren sehr unterschiedlichen, lokalen ERP-Systemen zur Abwicklung der Geschäftsprozesse, stößt nicht zuletzt angesichts dieser zunehmend komplexen regulatorischen Anforderungen an ihre Grenzen. Daher entschied sich ACTEGA für die schrittweise Harmonisierung auf ein einheitliches SAP-System als ERP-Standard. Den Auftakt bildete im Jahr 2016 die Einführung prozessual individuell angepasster ECC 6.0-Versionen an drei Standorten. Seit 2021 wird im Rahmen eines langfristig angelegten Masterplans die sukzessive Umstellung weiterer Standorte auf das SAP-EHS-Modul in einer global einheitlichen S/4HANA-Umgebung vorangetrieben.
Termingerecht durch Teamarbeit - und smarte Tools wie HELAFLASH
Als Partner für die gesamte strategische EHS-Beratung sowie die operative technische Unterstützung bei der Umsetzung entschied sich ACTEGA Anfang 2023 für die HELASOFT GmbH. Der erste Teil des Projekts, die Zusammenführung von vier deutschen Standorten mit unterschiedlicher ERP-Architektur (verbunden mit der Verschmelzung in die ACTEGA GmbH als rechtliche Einheit) wurde termingerecht zum 01. Juni 2025 abgeschlossen.
Neben der fachlichen Begleitung des EHS-Teams der ACTEGA kam die SAP-Fiori basierte Softwarelösung "HELAFLASH“ von HELASOFT zum Einsatz. Durch die automatisierte Verarbeitung von Datenänderungen beschleunigte HELAFLASH dabei die Migrationsprozesse signifikant. HELAFLASH wird ACTEGA auch weiterhin bei Datenpflege, Neuanlagen und Datenanalysen im Tagesgeschäft entlasten.
Und eine weitere Lösung aus dem Hause HELASOFT überzeugte das ACTEGA-Team: HELASITE. Das Tool generiert maßgeschneiderte, auf die Vorgaben der Störfall-Verordnung (12. BImschV) zugeschnittene Berichte und bietet einen stets aktuellen Überblick über die gelagerten Mengen an Gefahrstoffen.
Nächster Schritt: SAP S/4HANA Product Compliance
Im nächsten Schritt soll das EHS-Modul in die „Product Compliance Classic Functionality“ überführt werden, um dann für weitere Entwicklungen seitens SAP in den kommenden Jahren gerüstet zu sein. Parallel dazu wird die S/4-Transformation auf weitere Unternehmensstandorte ausgeweitet.
Lösungsübersicht
Harmonisierung von drei verschiedenen ERP-Systemen auf ein zentrales SAP S/4HANA System mit EHS-Modul
Strategische Beratung und operative technische Unterstützung durch HELASOFT
SAP-Fiori-basierte Lösung HELAFLASH solution for Automatisierung von Datenmigrationen und -änderungen
Einführung von HELASITE zur gesetzeskonformen Berichterstellung gemäß der Störfall-Verordnung (12. BImSchV)
Ausblick: Überführung des EHS-Moduls in SAP S/4HANA Product Compliance.S/4HANA-Transformation für weitere Standorte.
“Dank der Helasoft GmbH als verlässlichem Projektpartner konnten wir die Migration unserer EHS-Daten in eine neue, einheitliche SAP-Umgebung erfolgreich und termingerecht abschließen. Die Konvertierung, Migration und Bereitstellung aktueller und regulatorisch korrekter produktspezifischer Daten wurde damit erfolgreich umgesetzt. Besonders geholfen hat uns zudem die kurzfristige und flexible Bereitstellung benötigter Ressourcen.“
Dr.-Ing. Peter K. Jenkner, Globaler Leiter EHS, ACTEGA
Mehrwerte
Termingerechte Umsetzung trotz hoher Komplexität
Zukunftssichere IT-Landschaft durch vereinheitlichte SAP-Systemarchitektur
Regulatorische Sicherheit dank jederzeit verfügbarer und aktueller Produktdaten
Effizientere Datenmigration und -pflege in Projekt und Tagesgeschäft mit HELAFLASH
Verbesserte Transparenz zu Gefahrstoffmengen durch HELASITE
Einheitliche Prozesse über ehemals heterogene Unternehmensstrukturen hinweg
